AUTOMATISATION

DE LA CRÉATION DES MASTER DATA FINANCE

Secteur du client

Pour l'un des acteurs majeurs en Europe du secteur de l'énergie.

Enjeux du client

Les périodes de clôture comptable sont généralement des exercices stressants à la fois pour les comptables et pour la cellule master data en charge de la création de nouveaux comptes du grand livre (GL Account) et des natures comptables associées.

Notre client nous a sollicité afin de développer une solution automatisée pour créer les comptes et les natures comptables dans SAP permettant de s’émanciper d’un template Excel lourd et peu fiable. L’enjeu était également de formaliser un workflow à l’échelle internationale afin de sécuriser les différentes étapes de validation de données.

Comment TED a répondu au besoin

  • En s'appuyant sur les retours métiers récoltés auprès des équipes comptables et master data, nous avons identifié les éléments à intégrer dans le processus d’automatisation.

  • Nous avons challengé les besoins fonctionnels et techniques dans l'intérêt du client. Nous avons mis en lumière les points critiques des processus en fonction des enjeux.

  • Mise en place d’un workflow de validation automatisé et sécurisé afin d’assurer un suivi optimal à chaque étape du processus.

  • Création d’un site SharePoint hébergeant les formulaires et mise en place d’une gouvernance adaptée.

  • Développement de sept scripts d’automatisation via l’outil Winshuttle permettant d’interpréter les informations fournies par le métier dans un template Excel, pour les injecter en masse dans SAP.

  • Développement d’un script d’extraction des données, automatisé, depuis SAP via l'outil Winshuttle permettant d’afficher les informations d’un GL Account existant et ainsi accéder à la donnée plus rapidement et avec le bon niveau d'informations

  • Design de trois formulaires web intégrants les scripts d’automatisation. Ceux-ci sont entièrement personnalisés aux demandes métiers et permettent la centralisation et le suivi de demandes de création et de modification.

  • Conduite du changement : Accompagnement des équipes comptables et master data sur le nouveau processus entièrement automatisé.

  • Partage des best practices et de notre expérience SAP sur les module FI et CO.

 

Résultats

  • Intégration et automatisation d’un processus comptable critique pour une entreprise.

  • Gain de productivité pour les équipes comptables & master data.

  • Baisse du SLA et des réponses mieux adaptées aux urgences des clôtures comptables.

  • Une meilleure fiabilité des données générées dans SAP, favorisant la pertinence des KPIs.

  • Réduction des erreurs générées initialement par la répétition des actions manuelles dans SAP.

  • Une meilleure interaction entre les différentes parties prenantes du processus, ce qui sécurise d'avantage ce dernier.

  • Tracer les actions de création et modification est maintenant possible pour le client, via un site SharePoint.

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