Process & Task Mining, est-ce la fin du métier de business analyst RPA ?

Armin Kadric


Les méthodes manuelles utilisées par le business analyst pour comprendre les processus actuels, tels que les échanges avec le personnel et les ateliers métiers, donnent des représentations de processus intéressants mais souvent incomplets. Pourquoi?

Car ceux-ci sont parfois basés sur des informations morcelées.

Dans votre vision du processus métier, il vous manquera toujours une étape, voire de nombreuses séquences, qui seront oubliées pour l’automatisation. C’est dans ce contexte que de nouveaux outils et une nouvelle méthodologie voient le jour. On parle notamment de Process et le Task Mining, pour aider le monde de la RPA et de l'hyper automatisation à mieux identifier les processus éligibles à l’automatisation. Ces nouvelles technologies sont propulsées par l’analyse informatique et l’intelligence artificielle, réalisant les travaux de modélisation plus efficacement qu’un business analyst, produisant des résultats d’une très grande précision.

Mais pour autant, peut-on réellement se passer d'un business analyst ?


Qu'est ce que le Business Analyst ?

Son rôle est de faire le pont entre les parties prenantes demandant une solution d’automatisation (c'est-à-dire, le métier) et ceux qui apportent la solution (le prestataire qui produit le robot). Pour mener à bien sa mission, le business analyst doit être doté de plusieurs qualités dont la curiosité, la patience et la vision; mais aussi, des capacités d’analyse et de synthèse accrues, y compris une très grande habileté à la communication. Il est chargé de comprendre un processus métier de bout en bout et de le modéliser dans un document, qui servira au développeurs à la conception du robot.

Il intervient tout au long de la vie d’un projet de robotisation. C’est souvent l’interlocuteur privilégié dans le monde de la RPA.

Il est un maillon essentiel de la chaîne, souvent indispensable.


Process Mining


Le Process Mining est un ensemble d’outils et de moyens, donnant la possibilité au métier de découvrir des processus automatisables. Le Process Mining est une approche par la donnée, l’outil se connecte à vos données pour trouver les processus existants, définir les grandes étapes, on dit que c’est une approche Data-Driven (Piloté par les données).

Déployer une approche de Process Mining donne une vision de la réalité des processus d’une entreprise. Aucun détail n’est omis avec cette approche, contrairement à l’analyse qui pourrait être réalisée par un Business Analyst ou un Process Analyst, l’outil cartographie tout, le résultat peut être bluffant.

Au-delà, de la découverte de nouveaux processus, le Process Mining peut aussi être un moyen de confirmation de vos soupçons. Prenons un exemple: vous pensez que vous perdez énormément de temps lors d’une étape d’un processus, en l'occurrence la validation de certaines factures est trop longue, il doit donc exister un goulot d’étranglement dans le processus.

Le Process Mining est en mesure de simuler les données dans un schéma, pour vous montrer les délais de traitement de chaque étape, le temps et la quantité des traitements est parfaitement identifiée. Une fois vos soupçons levés, vous pouvez agir, en automatisant ou bien en réorganisant le processus métier.


Task Mining


Le Task Mining est une approche totalement différente du Process Mining. Son objectif n’est pas de connecter les données pour trouver les processus, mais il est d’observer les processus en cours de réalisation chez vos employés. L'ordinateur de vos collaborateurs se connecte à la plateforme de Task Mining pendant deux semaines, durant ce temps la plateforme enregistre les actions de vos collaborateurs dans les différentes applications (Chrome, Outlook, SAP, Excel...), au-delà de deux semaines, la surveillance s’arrête.

Lorsque l’enregistrement est terminé, une brique d’intelligence artificielle est lancée pour évaluer les tâches traitées par les employés. Le traitement de notre IA peut prendre entre quelques heures jusqu'à deux jours. Une fois le traitement terminé, une liste de processus est éditée avec une évaluation de la capacité d’automatisation. Ainsi, pour chaque processus automatisable, il est possible pour l’administrateur ou l’utilisateur de la plateforme d’extraire la documentation ou bien le squelette de développement du futur robot qui réalisera le processus.


Quelle approche choisir ?


L’une n’empêche pas l’autre, vous pouvez utiliser les deux approches. Ce sont des outils différents, les plateformes sont différentes, cependant, le Task Mining sera le plus simple à mettre en place, car il s’agit d’installer un logiciel sur le poste de vos employés qui se connectera à la plateforme de mining, l’intelligence artificielle réalise le travail d’analyse et vous produit les résultats.

Le Process Mining a besoin d’une connexion aux données, il faut donc impliquer plus de monde dans la réalisation, notamment sur l’extraction des données qui seront traitées. Le Process Mining pourra faire une exploration des processus que le Task Mining ne sera pas en mesure de faire. Les deux approches se complètent totalement.


Peut-on vraiment se passer d’un business analyst ?


Si vos équipes ne comptent pas de Business Process Owner (référent process métier) qui est en capacité de mettre en place ces outils d’exploration des processus, il serait bien plus pertinent de faire appel à un expert dans le domaine. Pour la mise en route, le business analyst est en mesure de mettre en place l’environnement, d’interpréter les résultats et de fournir l’ensemble des informations aux développeurs pour démarrer la réalisation d'un robot.


Finalement l'usage d'un outil de Task Mining ou de Process Mining n'est qu'un moyen pour affiner sa recherche de processus à l'automatisation. C'est en quelque sorte le robot dédié à l'analyse des processus. Les données collectées sont d'autant plus importantes car elles permettront de définir des priorités et de répondre clairement à des enjeux business. Ces méthodologies sont également un passage obligatoire lorsque l'entreprise souhaite devenir Data Driven et qu'elle souhaite rentrer dans une stratégie d'Hyper Automatisation (HyperAutomation).


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