Glossaire des termes de la RPA 2021

Mai 2021 - Lee-Diane Shanker, web rédactrice pour TED



En ce début d'année 2021, TED vous propose son glossaire spécialisé de la RPA, soit 50 termes autour de la Robotisation des Processus Automatisé (RPA).


Ce qu'on appelle RPA c'est l'automatisation robotisée des processus. Pour en savoir plus sur la RPA, rendez-vous sur notre article Tout ce qu’il y a à savoir sur la RPA.


Cette technologie ultra sollicitée ces 10 dernières années aussi bien par les entreprises du CAC 40 que les PME n'en finit pas d'évoluer, de se perfectionner créant ainsi une émulation chez les jeunes en quête d’une carrière dans le développement de la technologie avancée, de la transformation numérique et de l’ingénierie robotique.


Un robot quel qu'il soit est surtout constitué d'un écosystème dont la terminologie semble inaccessible au commun des mortels. Ce glossaire est un outil qui prétend rendre accessible un monde que l'on croit réservé au geek et qui pourtant s'introduit insidieusement dans les conversations de la vie courante.


Ce glossaire constitue un outil fondamental pour débuter et progresser dans le domaine de transformation digitale quelle que soit la spécialité.


Le glossaire :


A


Application Programming Interface (API) - Interface de programmation

Vous utilisez une API, une interface de programmation, sans le savoir dès lors que vous utilisez un site web, une application, une messagerie instantanée, ou encore quand vous vérifiez la météo sur votre téléphone !

Une API est un programme intermédiaire permettant au Front (une page désignée pour un utilisateur) et au Back (une base de données) de fonctionner.


Artificial intelligence (AI) - Intelligence artificielle

Il s'agit d'implanter une forme d'intelligence aux machines en mettant en œuvre des techniques visant à leur permettre d'imiter voire de surpasser l'intelligence et le savoir-faire humains.

Il existe plusieurs formes d'intelligence artificielle telles que le Machine learning, le Deep learning, la réalité augmentée, le NLP, le voicebot, etc.


Attended RPA - RPA assistée

La RPA assistée est destinée à automatiser diverses tâches selon un processus préalablement défini, à l'image de ce que ferait un humain.

Pour se faire, un logiciel d'automatisation va placer des requêtes formelles à d'autres applications. Un Robot qui est "attended" est un robot qui est lancé manuellement par un humain.


C


Cloud RPA

Lorsqu'un outil d'automatisation RPA est hébergé sur le cloud, l'utilisateur peut y avoir accès sur une interface web accessible sur internet.

On l'oppose généralement au terme "on premise" (sur site). (Terme défini plus bas dans ce glossaire)

Pour accéder à l'outil, des identifiants et des droits utilisateurs seront requis.


Cognitive automation - RPA cognitif

Il s'agit du niveau au-dessus d'un outil RPA classique.

Il s'appuie sur différents algorithmes et des approches technologiques caractéristiques de l'intelligence artificielle telles que le traitement du langage naturel, l'analyse de texte et l'exploration des données, la technologie sémantique et le Machine Learning (défini plus loin dans ce glossaire).


Compliance

Il s'agit d'un anglicisme qui désigne l'adhésion à une règle, telle qu'une politique, une spécification, une loi, une norme.

La conformité réglementaire définit les objectifs que les entreprises veulent atteindre pour s'assurer qu'elles comprennent et prennent les mesures nécessaires pour se confronter aux politiques, aux lois, aux règlements pertinents.


Container environment - Environnement virtuel

Un environnement virtuel est un monde immatériel informatique dans lequel les utilisateurs n'existent que sous forme d'avatar et peuvent communiquer et agir sur des programmes préalablement configurés.


D


Data Mining - Exploration de données

Il s'agit de l'analyse de données depuis différentes perspectives et le fait de transformer ces données en informations utiles, en établissant des relations entre elles ou en repérant des modèles (patterns) ou des tendances (cluster).

Différents types de données existent dans les entreprises, on peut les catégoriser en trois :

- Les données opérationnelles ou transactionnelles telles que les données de ventes, de coûts, d’inventaire, de tickets de caisse ou de comptabilité.

- Les données non opérationnelles telles que les ventes industrielles, les données prévisionnelles, les données macro-économiques.

- Les métadonnées servent à définir ou décrire une autre donnée telle que les définitions d’un dictionnaire de données ou les master data.


Deep learning

On appelle Deep Learning une méthode de traitement basée sur la machine learning. Le Deep learning permet aux robots d'imiter des tâches réalisées par des humains.


Digital Transformation - Transformation numérique

Avec l'essor d'internet et du numérique, la transformation numérique est la transition d'une entreprise vers l'adoption d'outils numériques, soit un processus qui permet aux entreprises d'intégrer toutes les technologies digitales au sein de leurs services dans le but d'améliorer leur fonctionnement.

La communication via email est l'exemple le plus courant d'usage du numérique dans notre travail.


E


End to End solution - Solution de bout en bout

Une solution de bout en bout désigne un logiciel ou une application proposant des solutions de gestion des processus depuis le début d'un flux de travail jusqu'à la fin. Une solution de ce type fournit un processus traité complètement sans avoir besoin d'un autre logiciel supplémentaire pour la soutenir.

Par exemple, un ERP intègre généralement des outils de gestion du commerce électronique, de traitement des commandes, de contrôle des stocks, de gestion des entrepôts et de comptabilité.


Enterprise resource planning (ERP) - Progiciel de gestion Intégré

L'ERP est un logiciel qui permet de gérer les activités de l'ensemble des services d'une entreprise, de la comptabilité à la gestion des stocks, en passant par la gestion de projet et les achats.

Il permet de centraliser les données dans un seul outil capable de rendre compte des résultats financiers de l'entreprise.

La technologie de l'ERP est un système qui permet de relier une multitude de processus opérationnels grâce à cette seule source de données transactionnelles qui circule ainsi dans l'entreprise. SAP ou encore Oracle sont les leaders du marché des ERP.


Enterprise RPA - Plateforme RPA pour l'entreprise

Une Enterprise RPA est une solution ou plateforme qui contient toutes les briques pour penser, développer, déployer des robots au sein d'une entreprise.

Les leaders du marché UiPath et Automation Anywher proposent tous deux ce type de solution intégrée afin d'embarquer sur des projets l'intégralité des fonctions supports et du métier.


F


Flow Chart - Organigramme

Un "Flow Chart" ou organigramme est une représentation graphique d'un processus.

Chaque étape d'un processus est représentée et liée entre elles par des flèches indiquant le sens du déroulement du processus.


H


Hyperautomation - Hyperautomatisation

L'hyperautomatisation est l'utilisation des technologies avancées d'outils d'automatisation tels que la RPA, la machine Learning et/ou l'AI dans l'intention d'automatiser des processus métier de manière encore plus poussée que les outils ordinaires.


I


Intelligent Process Automation (IPA) - Automatisation intelligente des processus

L'IPA est synonyme d'hyperautomatisation, c'est-à-dire la combinaison de différentes technologies d'automatisation RPA, de machine learning et d'intelligence artificielle.

Intelligent Process Automation est un terme employé pour désigner une évolution technologique au sens large des procédés d'automatisation.


L


Logs - Journal

Les logs constituent un rapport détaillé classé dans le temps qui suit la règle du "premier entré, premier sorti".

Cela signifie que l'entrée la plus ancienne du journal est la première supprimée à la fin de la période de conservation. Les journaux permettent de déboguer des problèmes, d'améliorer la sécurité et les performances ou de signaler des tendances.


M


Machine learning (ML) - Outil d'apprentissage automatique

La Machine Learning est un type d'intelligence artificielle.

Elle permet aux robots d'apprendre et de s'adapter sans suivre d'instructions explicites grâce à sa capacité à analyser des données et en se fondant sur des algorithmes et des approches mathématiques.


O


On PremiseOn-Prem - Sur site

"On Premise" signifie qu'une entreprise conserve toute l'infrastructure informatique sur place, gérée soit par elle-même, soit par un tiers.

Dans le cas du cloud, cela signifie qu'elle est hébergée hors site par une autre personne chargée de la surveiller et de l'entretenir.

Il s'agit de logiciels qui sont installés sur les serveurs de l'entreprise et dans l'environnement de l'entreprise.


Optical character recognition (OCR) - Reconnaissance optique de caractère / Océrisation

OCR est une technologie qui permet de reconnaître et retranscrire du texte (imprimé ou manuscrit) provenant de documents numérisés.


P


Process Assessment - Audit de processus

Le Process Assessment est la première étape pour démarrer un projet de robotisation.

Il s'agit d'auditer l'intégralité d'un processus, tant sur des questions fonctionnelles (Qui travaille sur le processus ? Quels sont les volumes à traiter ? ), des techniques (les logiciels utilisés, l'usage d'API...), que d'architecture (les contraintes sécurité, l'usage de VPN ou SSO...)


Process Design Documents (PDD)

Il s'agit d'un document qui capture le flux d'un processus d'affaire à développer au sein de la RPA.

Il contient généralement le déroulement fonctionnel du processus et la séquence des étapes du processus manuel actuel (tel qu'il est) et du processus automatisé (à venir), ainsi que les diverses exceptions, conditions et règles du processus opérationnel à automatiser.

Normalement rédigé par un business analyst, le PDD est le mécanisme le plus couramment utilisé dans les mises en œuvre de la RPA pour communiquer les processus à automatiser et faciliter le développement du robot.


Process Flow - Diagramme de flux

Le Process Flow permet de modéliser un processus métier.

Dans ce diagramme de flux, les différentes étapes, tâches et les règles de gestion seront listées afin de préparer la rédaction détaillée du flux dans le document appelé PDD (Process Design Document).


Process Mining - Exploration de processus

Le Process Mining sert à analyser les informations et les données saisies pendant le déroulé d'un processus en informations exploitables.

Il existe plusieurs types d’analyse de Process Mining, la découverte de processus, le contrôle de conformité et l’amélioration des processus.


Process Qualification Document (PQD)

Le PQD est un document macro rédigé à l'attention des managers / chefs de projet. Le PQD est le premier document à rédiger dans le cadre d'un projet d'automatisation.

Il comprend :

- Le process flow du robot

- Les outils impliqués (Excel, SAP ...) et les personnes responsables de la maintenance des outils

- Les éléments de performance ( temps unitaire / fréquence / volume..)

- Les parties prenantes du projet (process owner, key users...)

- Un Process Assesment synthétique du projet

Une fois validé, il sert de base afin de rédiger le PDD qui sera bien plus détaillé et davantage destiné aux développeurs.


Proof of concept (POC) - Démonstration de faisabilité

Démarche visant à démontrer la faisabilité théorique d'un concept/idée/projet. Elle peut prendre la forme d'une étude et intervient lors de la phase de cadrage. Pour un projet IT, il peut s'agir d'une première version d'un robot développé avec les technoligues de RPA. Dès lors, une phase de tests et validation permettra de déterminer avec le client si le ROI attendu est le bon et si cela peut déboucher sur une vraie phase de digitalisation de multiples processus.


Q



Queues - File d'attente

Une file d'attente est un conteneur qui permet d'intégrer un nombre illimité d'objets.

Les éléments de la file d'attente peuvent enregistrer plusieurs types de données, telles que les informations sur la facture ou sur le client. Les files d'attente permettent de créer de grands projets d'automatisation dotés d'une logique complexe.

Par exemple, il est possible de créer un processus qui collecte toutes les informations d'une commande client et crée ainsi un élément de file d'attente pour chaque donnée afin de la stocker en attendant de lancer un autre objet ou robot.


R


Repetitive Task - Tâche répétitive

Les tâches répétitives sont généralement constituées de plusieurs mouvements effectués dans un court laps de temps, qui sont ensuite répétés encore et encore.

Dans le monde du digital, Il peut s'agir de réaliser plusieurs fois par jour une action dans un logiciel, d'ouvrir et fermer plusieurs fois un dossier ou une application bureautique etc.

Cela peut également concerner de manière plus globale la répétition du process traité par des agents sur une journée, semaine, mois, année.


Return On Investment (ROI) - Retour sur investissement

Le retour sur investissement (Return On Investment) est synonyme de rendement en français. Il s'agit d'une mesure de performance utilisée pour évaluer l'efficacité ou/et la rentabilité d'un investissement ou pour comparer l'efficacité d'un certain nombre d'investissements différents.

Le ROI tente de mesurer directement le montant du retour sur investissement d'un investissement particulier, par rapport au coût de l'investissement. Pour calculer le retour sur investissement, le bénéfice (ou le rendement) d'un investissement est divisé par le coût de l'investissement. Le résultat est exprimé sous forme de pourcentage ou de ratio.

On peut aussi parler de ROI qualitatif qui permettrait de mesurer une décharge mentale d'une équipe, donc moins de stress. On peut analyser l'impact positif sur la sécurité des données ou la réduction potentielle de fraudes, erreurs de saisie.


Un ROI doit être analysé de manière globale et doit répondre aux enjeux d'une entreprise selon sa taille, son secteur, ses problématiques opérationnelles.


Robotic process automation (RPA) - Automatisation robotisée des processus

RPA est utilisée pour désigner un concept technologique qui permet de robotiser des tâches humaines grâce à un outil informatique.

Ce robot préalablement configuré et parfois personnalisé pour les besoins des clients, va réaliser une succession de tâches, habituellement réalisées par l'humain, en fonction de scénarios préalablement prédéfinis.

Pour automatiser des processus métier, le robot va capturer des données, exécuter et interagir avec des applications et communiquer avec d'autres systèmes. Il existe différents niveaux de RPA en fonction de son degré de technologie avancée ou de son utilité (back office, front office, autonome...).


RPA as a Service (RPAaaS) - Plateforme externe de robotisation de processus

Il s'agit d'un service externalisé de robotisation de processus.

Les clients qui utilisent cette méthode font appel à un partenaire externe qui supportera les coûts d'architecture et mettra à disposition de ses clients des robots fonctionnant en mode SaaS.


RPA Center of Excellence (CoE) - Centre d'excellence RPA

Le centre d'excellence RPA désigne un groupe de personne au sein d'une entreprise, organisé en département, service ou encore groupe de travail dont l'objectif est de mettre en œuvre des projets de déploiement de logiciel RPA.


S


Scalable - Reproductible à l'infini

S'applique à un concept, un business ou encore un produit pouvant être facilement étendu au sein d'une entreprise pour conquérir un vaste marché.


Segregation of Duties (SOD) - Séparation des tâches

La Séparation des tâches est aujourd'hui importante dans le cadre de processus avec une compliance forte et des critères de sécurité importants.

Un robot doit pouvoir s'adapter à la compliance et la RPA est un bon moyen pour pouvoir respecter la SOD.

Par exemple, une seule et même personne dans une entreprise n'aura pas l'autorisation de créer un nouveau fournisseur dans l'ERP et approuver ensuite les factures pour payer ce nouveau fournisseur.


Shadow IT

Il s'agit de système, appareil, logiciel, application et autres services informatiques conçus et utilisés sans même avoir reçu l'approbation de la DSI (Direction des systèmes d'information).

Pour gagner du temps et travailler plus efficacement, les employés développent des outils en autonomie pour le compte personnel par exemple en employant un outil plus puissant pour l'envoi de fichiers.

Cependant, ce genre d'initiative peut comporter des risques sur la sécurité à l'égard de l'entreprise si les données sont compromises ou interceptées.


Software As A Service (SaaS) - Logiciel exploité comme un service

Un logiciel SaaS est un type de solution hébergée de manière centralisée sur un serveur maintenu par un prestataire.

Il peut être utilisé par toute personne détenteur d'un abonnement et accessible à distance via internet.

Il s'oppose au logiciel sous forme de produit à installer moyennant une licence qui donne droit à l'utilisateur d'installer le logiciel sur un ou plusieurs postes informatiques.


Solution Architect - Architecte de solution

L'architecte est un des piliers dans la réalisation d'un projet RPA.

Il assure un suivi technique sur le projet tout au long du planning. Il encadre notamment les développeurs RPA. L'architecte définit la stratégie en termes de logs et de reporting et aide à la résolution des problèmes qui surgissent.

En amont de la phase de développement il va s'assurer que les outils qui vont être utilisés par le robot sont accessibles, rédiger un mapping de l'architecture des solutions dans le processus et les procédures de connexions (API, VPN, VM, Front-end, Back-end, Citrix, Azure....).


Solution Design Document (SDD) - Document détaillé de conception (spécification technique)

Un SDD est un rapport de conception de haut niveau qui décrit la mise en œuvre d'une solution technique pour un projet RPA.

Il est créé pour chaque processus métier qui est automatisé à l'aide de la technologie RPA.

Ce document est complété par l'architecte de solution et le développeur qui automatisent le processus métier, puis revu par l'architecte de solution RPA avant d'être transmis aux opérations RPA. Il fait partie de la phase de conception du cycle de vie du développement RPA.


Structured Data - Données structurées

Les données structurées sont des informations qui ont été formatées et transformées en un modèle de données bien défini.

Les données sont stockées dans des bases de données, des tables et des champs dédiés.


T


Total Cost of Ownership (Low TCO) - Coût total de possession

Le coût total de possession désigne une partie du coût du cycle de vie.

Il s'agit d'une estimation financière destinée à aider les acheteurs et les propriétaires à déterminer les coûts directs et indirects d'un produit ou d'un service.

Le coût total de possession comprend divers coûts liés à l'activité commerciale, par exemple les coûts d'expédition et de réexpédition, et les coûts d'opportunité, tout en tenant compte des incitations mises en place pour une approche alternative. Les incitations et autres variables comprennent les crédits d'impôt, le langage commun, la livraison accélérée et les visites de fournisseurs axées sur le client.


Tracability - Traçabilité

La traçabilité est la capacité de tracer c'est-à-dire de vérifier l'origine et l'historique, la localisation ou l'application d'un produit au moyen d'une identification documentée et enregistrée.

La traçabilité s'applique au développement de logiciels, aussi bien qu'à la mesure, à la chaîne d'approvisionnement, aux soins de santé ou encore à la sécurité. Pour la traçabilité on a souvent besoin des "logs" provenant des logiciels afin de faciliter l'analyse et un audit.


Trigger - Déclencheur

Les Triggers en RPA sont des procédures qui sont stockées dans le code du robot et qui sont implicitement exécutées, ou déclenchées lorsque quelque chose se produit.

Elles sont très importantes dès lors que l'on souhaite commencer à robotiser 100% d'un processus ou bien que l'on souhaite planifier des exécutions de robot.


U


Unattended RPA - RPA non assisté

Les RPA non assistées sont des robots fonctionnant de manière autonome et exécutant des processus entiers sans surveillance, ni intervention humaine.

Une fois déclenchés, ces robots exécutent de bout en bout un travail continu en mode batch.

Ce type de robot est souvent employé pour les tâches de back office.


Unstructured data - Données non structurées

Des données non structurées sont des données non organisées de manière définie en fonction de leur catégorie par exemple (texte, image, data, audio etc.)

Les robots issus de la technologie RPA est en mesure de les classifier s'ils sont dotés d'intelligence artificielle.


V


Virtual machine (VM) - Machine virtuelle

L'environnement virtualisé des machines virtuelles est constitué des mêmes éléments qu'un ordinateur physique : un système d'exploitation, une carte réseau, un ou plusieurs disques durs... Il se comporte ainsi comme un PC indépendant envers l'utilisateur. L'avantage de la machine virtuelle réside dans sa capacité à exécuter en parallèle des systèmes invités avec des architectures différentes.

Dans le monde des programmeurs informatiques, les machines virtuelles ou communément appelées Virtual Machine sont principalement conçues pour tester des logiciels sans risquer de corrompre le système hôte.

Les entreprises faisant appel aux machines virtuelles cherchent avant tout à réduire les coûts d'infrastructure et de maintenance d'un parc informatique. Il est en effet moins coûteux de maintenir plusieurs Virtual Machine sur une seule plateforme informatique plutôt qu'un parc informatique doté d'un ordinateur par domaine d'application.


W


Workflow automation - Automatisation du flux de travail

Un flux de travail est automatisé de bout en bout lorsqu'un robot exécute une série de tâches simples sans solliciter d'intervention humaine.

Par exemple, un robot peut générer et envoyer les fiches de salaire des employés d'une entreprise en prenant en compte tous les critères de cotisations, congés et autres informations préalablement renseignées dans un système. Le risque d'erreur est alors faible et le gain de temps considérable.


Workflow Management (SystemWMS) - Système de gestion des flux de travail

Il s'agit d'un outil qui permet de donner plus de flexibilité aux déclencheurs d'une tâche. Pour planifier des exécutions, les éditeurs de logiciel RPA proposent des solutions packagées que l'on peut assimiler à des Orchestrateurs.

Cela permet dans une console d'administration de pouvoir planifier et prioriser les lancements de robots dans le temps.

Il existe des outils Workflow Management System pour lancer des scripts codés en python par exemple. Google Cloud Composer, ECS Amazon par exemple sont les solutions leaders du marché.



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